商务英语信函中的礼貌策略研究

 　　引导语：商务英语是以适应职场生活的语言要求为目的，内容涉及到商务活动的方方面面。商务英语课程不只是简单地对学员的英文水平、能力的提高，它更多地是向学员传授一种西方的企业管理理念、工作心理，甚至是如何和外国人打交道，如何和他们合作、工作的方式方法，以及他们的生活习惯等，从某种程度上说是包含在文化概念里的。由此可见商务英语在我们的工作中十分重要。今天就由YJBYS的小编带大家了解一下商务英语信函中的礼貌策略研究吧!

　　一、行文态度的选择

　　1.以他人为重的态度

 　　在商务信函中，礼貌原则要求我们尽量从对方利益出发，站在对方的立场上表达我方的意愿。站在对方立场上看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，使对方感到自己的地位受到尊重，鼓励对方与我们合作，从而促进业务的往来。因此要尽量使用第二人称代词you和your，而较少用第一人称代词I，　we，　my和our，即所谓的your　attitude。例如：

 　　(1)Your　active　participation　in　this　conference　will　be　highlyappreciated.

 　　(2)We　will　highly　appreciate　your　active　participation　in　thisconference.

 　　(1)句虽合情合理，但没有完全采取对方立场。用“我们认为”这种句型一定程度上是以自我的标准为中心，没有令对方感觉到是从收信人角度考虑，没把对方利益放在首位，不能体现我们的目的是让收信人觉得受到尊重和重视。而(2)句则以对方为中心，充分肯定了对方的积极参与，体现了礼貌原则。

 　　需要注意的是，在收信人有过失时，刻意使用you，实际上强调了对方的错误，使对方面子上过不去，而多用we和I却更能体现your　attitude的内涵。例如：

 　　Apparently　you　misunderstood　our　order.Anyway　you　shippedthe　wrong　thing.应改为：　Apparently　our　instructions　are　not　clear，with　the　result　that　the　wrong　article　was　shipped.这种多让自己承担责任，对对方少加指责，通情达理的婉转表达无疑是吸引合作伙伴的有利因素。

　　2.采用肯定的态度

 　　成功的信件往往都采用肯定的态度或肯定的思维，没有人期待一种否定的观点。因此，拒绝时尤其需要策略。由于人们更愿意接受肯定的事物，在写信时可以将否定的观点改为肯定的观点

　　以便缓和语气。如：

 　　(1)We　make　no　refunds　after　3-month　guarantee　has　run　out.(2)We　can　only　make　refunds　during　the　3-month　guaranteeperiod.

 　　尽管上面句子中，第二句表达的信息跟第一句相同，但是读者更喜欢第二句，因为它们给了他一个肯定的答复。在商务英语信函中，我们要尽量创造出一种积极而肯定的气氛，因为表达肯定意义的词语比否定的词语更有可能帮你达到目的。肯定的语言还有助于你和你的公司建立起与收信人的良好关系。

　　二、词汇的选择

　　1.尽最大可能选择有积极意义的词语进行使用

 　　语言是信息的载体，一封用心选择语言的信函不仅能表达字面上的意义，而且能够传递一种情感，还能体现出客气和周到。在商务信函中应当选择一些含有积极情感意义的词语如pleased，satisfy，　obliged，　welcome等。这样能使对方身心愉悦，有利于双方的合作。特别在有关催款、投诉、索赔等信函中，即便错不在己，也要对对方所做的任何一点积极努力给予肯定与赞扬，做到礼貌得体。例如：

 　　(1)I　would　appreciate　having　your　reply　by　July1st　so　that　wecan　finalize　our　program..

 　　(2)You　kind　invitation　this　time　is　most　welcome.(3)We　should　be　greatly　obliged　if　you　would　let　us　have　yourcurrentprices　including　service　charges.

 　　与此相反，信函中要极力避免使用no，　cannot　，claim，complaint，　inefficiency等词的使用。在商务英语信函中，否定意义的词语容易给人不愉快的感觉。直截了当地加以否定，买卖双方会失去合作的兴趣，双方贸易关系会由此中断。基于礼貌原则，我们经常在商务英语信函中把消极的用法藏于积极的用法之中，至少语气上委婉得多，尽量做到礼貌得体。例如“Thank　you　for　call-ing　our　attention　to　the　late　arrival　of　the　samples.”就比“Wehave　received　your　complaint　about　the　late　arrival　of　the　samples.”要礼貌得体得多。

　　2.正确使用情态动词

 　　由于商务信函往来多数是磋商、答询公务，往往涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等等，所以英文商务信函中情态动词使用频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和，使对方容易接受，实现理想

　　《商场现代化》2008年12月(下旬刊)总第561期

 　　商业视角的交流。例如：We　would　like　to　suggest　alternative　where　there　are　shipmentsavailable.

 　　在这一句中，“would　like”表示的是一种请求的语气。如果去掉“would”就有了强加于别人的意味，对方从心理上会比较难以接受。需要说明的是，情态动词多用于If条件句中，帮助写信人表达各种语气。而情态动词的使用，在语气上就委婉得多，显得礼貌得体。例如：

 　　I　should　be　very　much　obliged　if　you　would　arrange　a　seaton　thesame　flight　for　the　18th　September.

 　　情态动词can，could，　will和would一般情况下可以通用，但could和would与can和will相比之下更有礼貌。因为过去时态的情态动词暗示一种假设行为，而不是强制行为。因此在商务英语信函中，　could和would常被使用，语气较缓和。例如：

 　　(1)He　would　welcome　the　opportunity　of　seeing　you　while　heis　in　Ottawa.

 　　(2)Could　you　possibly　forward　your　suggestions　furthermore　?

　　三、友好语气的选择

 　　大致说来，语气就是作者的态度，跟他的情感和意图有关，可以通过词汇的选择、顺序的排列来实现作者想要表达的不同情感和语气。商务英语信函写作中，友好的语气有助于给读者留下一种礼貌的印象，因此使商务英语信函写作富有成效。

　　1.使用被动语态

 　　在英语商务信函中，尽管使用主动语态表达更有力，但是被动语态具有较高程度的礼貌性。因为它不强调动作的发出者，所说出的话不是强加给对方的，所以使请求听起来比较温和，显得礼貌得体。例如：

 　　(1)Upon　taking　delivery　of　the　cargo，　we　have　found　that　youonly　shipped　920　cartons　against　1000　cartons.

 　　(2)Upon　taking　delivery　of　the　cargo，　we　have　found　that　920cartons　were　shipped　against　1000　cartons.

 　　句子(1)中，通过使用you　only　shipped而直接表达了对收信人的责备，但如果过错是由于代理人造成的，这样的句式就容易使对方受到伤害。在句子(2)中，被动语态的使用缺省了动作者，没有显现出是谁的责任，只是给人一种启示，应该马上找到事实真相。为了表达委婉，建议当发生不愉快的事情或传递命令时使用被动语态。

　　2.使用疑问句型

 　　疑问句型是通过询问别人的能力或意愿来表达一种请求或一个命令，比采用直接的陈述句或肯定句去表达命令更委婉，从而使语气变得间接、不唐突。例如：

　　(1)Quote　us　CIF　5%　New　York.

 　　(2)We　request　you　to　quote　us　CIF　5%　New　York.(3)Could　you　quote　us　CIF　5%　New　York?

　　句子(1)使用命令的语气，很容易造成听话人的不愉快，因为它

　　191《商场现代化》2008年12月(下旬刊)总第561期

 　　违背了商务交往中的平等原则。句子(2)的语调比较温和，但表达直接。句子(3)用疑问句型表达同样的意思，但语气委婉客气，好像请求帮忙一样，比较得体。

　　3.使用条件句型

 　　使用条件句型与疑问句型相比，唯一的区别就在于使用条件句型，去掉了威胁他人面子的成分，从而使语气变得更友好。此外，条件句型会使其建议具有试探的性质。例如：

 　　(1)If　any　of　the　items　listed　in　the　dialogue　meets　yourinterest，　please　let　us　have　your　specific　inquiry，　and　quotation　willbe　forwarded　without　delay.

 　　(2)We　attach　a　list　of　the　contents　of　Case　No.71　and　shallbe　glad　if　you　will　check　this　with　our　order　and　the　copy　of　yourinvoice.

　　4.使用虚拟语气

 　　虚拟语气可以委婉礼貌地提出希望或意见，使句子更加婉转，具有更多的磋商余地，更加有利于达成贸易协议。如：(1)We　would　ask　you　to　open　L/C　soon.

 　　(2)We　wish　we　could　lower　our　prices　but　unfortunately　wecan　not　do　so.

　　四、信息传递方式的选择1.直接表达法

 　　对于传递令人满意或中性信息的信函，一般采用直接表达法，即把令人满意或中性的信息置于句首，然后作出必要的解释，最后用客气礼貌语言表示希望或感谢，从建立业务关系到业务的成交，基本上都选择这种模式。

　　2.间接表达法

 　　表示拒绝对方要求或传递令人失望的消息的商务信函尽量减少读者的不悦，一般采用间接表达法，即把商务英语信函分成五个部分：(1)中立陈述;(2)拒绝执行或接受;(3)缘由;(4)补救方法;(5)客气的结束语。这种篇章结构的布局是为了尽量缓和语气，避免唐突，使对方在看到中立陈述及可信服的缘由之后，有了一定的思想准备去接受信中的拒绝内容。信函中“补救方法”及“客气的结束语”可进一步消除不愉快的信息在对方心中产生的不悦情绪。这种结构主要用于写还盘信、拒绝付款方式、要求修改信用证、申诉索赔信或保险索赔信。

 　　总之，随着经济全球化的发展及我国对外贸易的不断扩大，商务英语信函在国际商务活动中会越来越多地被运用。商务英语信函中的礼貌原则作为国际经济交往的普遍要求，一定会成为国际商务人员必须遵循的基本原则。应该熟练地掌握和运用这种技巧，提高商务英语信函写作的质量，保障商务活动顺利进行。

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