OA的常见陷阱与风险防范

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OA的常见陷阱与风险防范

　　随着OA应用内容的不断扩展，OA技术也在不断发展，同时OA也存在一定的陷阱与风险，下面是关于OA的常见陷阱与风险防范，欢迎阅读！

　　1、定位风险。

　　若是初级应用场合按高级定位，则会造成花大价钱买个豪车却因司机水平差、维护水平差、道路崎岖、交通规则混乱等原因而无法发挥最高价值;若是高级应用场合按初级定位，那么常见的功能无法实现、与对标单位应用水平差异大、界面不友好，会让使用者感觉水平太差，定制开发基础功能进行改进提升的代价会非常大。定位不准是从源头上的失误，后期的改进非常困难。选择低成本快速切入启动解决眼前问题，还是高起点、高成本考虑长远，是完全不同的决策风格，要根据单位具体情况决定，各有利弊。

　　2、需求定义含糊风险。

　　对于常见的需求，应该清晰地梳理并写入招标文件，避免含糊的描述造成理解上的偏差而钻了窗子。

　　(1)高级定位的功能需求参考。

　　必须实现的核心功能(如不能实现，取消投标资格)

　　①新闻公告：企业新闻、公告、通知能够在系统中审批和发布;可以向整个组织发布;可向部门、项目团队、随机组合的组织内部分人员发布。

　　②流程审批：有常用简单固定流程，包括请假、公出、差旅费报销、推荐文章;待办消息能够推送到手机APP或微信并弹出，处理无需再登录;有详细的处理日志，包括接收日期时间、处理日期时间、处理人、处理意见，能看到当前待办人。

　　③公文管理：能够实现公文发起、会签、审核、审批、发文、归档管理;会签、审核过程可多次自由添加不同人员;审批过程有日志，能留痕;能支持在线编辑。

　　④组织架构与通讯录：建立企业组织架构(可实现集团、子公司、部门、科室的组织架构层级展开，也可以按字母排序在同一层上平铺)，由管理员统一维护机构、工号、姓名，员工可维护自己的其他信息;企业的组织架构及通讯录，能够使用户方便地检索到目标人员，查看联络方式。

　　⑤终端适应性：系统支持多种品牌规格的移动终端(如手机、IPAD等)和电脑终端(如台式机、笔记本、工作站等，支持WINDOWS XP/7/8/10操作系统，IE6/7/8浏览器)的使用;移动终端支持安卓、IOS操作系统;系统能够适应于移动、电信、联通提供的移动网络和固定网络环境;电脑端、移动端(手机APP或企业微信)处理的数据能够实时同步;能够支持苹果电脑自带操作系统使用(MAC端)。

　　⑥平台的开发整合能力：流程开发由一般水平的IT工程师通过基于岗位、角色的软件配置、图形化界面拖拉拽方式较为简单地完成，无需或仅少量写软件代码或仅少量简单代码。流程运转的过程、节点要能够监控，能够统计、排序，便于发现流程运行当前节点、低效率处理的人员、环节。系统的门户，除能满足自身平台的使用外，还能够与其他要用的系统(如CRM、SCM、ERP、E_mail)进行整合，统一登录、统一界面、集中消息待办(能看各系统待办数量、待办标题)，以满足系统扩充及现有系统集成需要，也避免用户在不同界面的待办处理和重复登录(已有系统开发商是否配合由客户协调，配合方费用不含在项目总费用中)。

　　⑦用户数和性能：能够支持注册用户数几千人甚至上万人。登录系统时点击登录按钮到进入系统使用不长于3秒;系统各类界面提交后到新界面的全部展示时间要控制在1秒以内;功能复杂、有大量数据运算界面的时间控制在3秒以内。

　　⑧移动报表：系统自带或者可以整合第三方专业报表软件，实现报表数据的图表化、表单化报送，实现移动化决策支持。

　　可选实现的功能(不要求全部能够实现，但要满足至少70%的需求)(略，需要的朋友可联系本文作者，微信号xiansunweiping)

　　(2)初级定位的功能需求参考：选择上述部分功能项或部分功能要求，描述上较为含糊，易于被引导为其他理解，未实现时无法追责。

　　(3)技术和性能要求：(略，需要的朋友可联系本文作者，微信号xiansunweiping)。

　　3、流程不清晰风险。

　　OA固化的流程，业务部门未能清晰地表述(必须是精准的第四级动作级，只有粗略的操作过程无法实现)、流程内容存在争议长时间无人拍板定案、流程未结合信息化的特点和单位实际进行双向融合优化，这些都会造成流程无法开发出来或者开发出来的流程无法使用或者不好用。由于这个原因没有建好系统，虽然IT部门也有责任，但主要责任是梳理业务的部门。

　　4、平台成熟度风险。

　　成熟度高的平台流程调整多由客户自行配置，操作人员不必是IT技术人员，甚至业务管理人员可自行完成配置。若是很多调整都需要软件公司开发代码，则意味着定制化开发，虽然能够完全按照客户的要求量身打造，但成熟度低、响应速度慢、甚至因客户要求不合理而造成浪费。另外，配置性开发，可以由业务人员自行配置流程、自行推进上线，维护简单易行且改进快速，而代码级开发则业务人员无法实现，有费用且周期长，但最悲惨的是不提供个性化开发，给钱也不行，只能削足适履、形成鸡肋、僵化思维。

　　5、功能要求过高风险。

　　若是OA和即时通讯功能均支持，电脑、手机端均支持，苹果、安卓、Windows操作系统均支持，能够应对上述随意组合均可支持，则可选产品过少甚至无产品可选。OA与即时通讯是两个差异非常大的领域，过渡求全责备要求两者都要有、两者都要好用、两者深度融合，最终可能无产品可选。作者曾对全国30多家能做OA的产品进行了对比，能够同时满足电脑端和手机端且体验好的产品并不多，能够同时满足OA和即时通讯且体验感好的产品凤毛麟角。

　　6、实施经验缺失风险。

　　任何一家客户，都不愿意请没做过OA系统的公司为自己建设OA、把自己当作小白鼠试验，无论说得多少天花乱坠。投标商必须在近5年有成功上线的案例3-5个，否则一票否决、取消投标资格，可以作为招标的否决性要求。

　　7、APP与微信应用场景定位错误风险。

　　APP功能相对强大，但安装和使用APP较为困难(手机性能问题、耗电问题，很难实时在线)，适合于频繁移动使用系统的工作人员使用，适合于复杂应用场景的使用，适合于主动使用;微信处理OA虽然功能简单，但微信一般都实时在线，能够及时发现新的待办，实现快速处理，人人几乎都是微信的客户，适合于较少使用APP的工作人员使用。若定位错误，则广大使用者因不安装独立APP而无法使用、专业工作人员则认为APP功能太简单而无法用，造成重大风险。

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